Архивное хранение в организации – важная часть системы управления.
Грамотно организованная система позволяет обеспечить: выполнение требований законодательства, сохранность документации, доступность информации прошедших периодов.
Специалисты отдела «Самарская лесосеменная станция» филиала ФБУ «Рослесозащита» - «ЦЗЛ Оренбургской области» согласно номенклатуры 2026 года сформировали в архив первичные документы на партии семян лесных растений (паспорта и акты отбора средних проб семян), а также карточки анализа семян, карточки фитопатологического и энтомологического анализа семян, копии документов о качестве семян за период с 2012 – 2019 года. Соблюдение сроков хранения регламентируются Приказом ФБУ «Рослесозащита».
Специалистами отдела документы были рассортированы по наименованию и по годам, сложены стопками, пронумерованы (номер ставится в правом верхнем углу каждого листа), сшиты прочной нитью, концы нитей зафиксированы бумажной пломбой, с надписью «Прошито, пронумеровано».
На данный момент сформировано и прошито 20 папок с документами. Далее продолжится работа по архивации документов за последние 5 лет.
Ведение архива и системное хранение документации обеспечивает ее сохранность и доступность, поэтому организация архива играет ключевую роль в деятельности нашего отдела.